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Posted by on Jun 2, 2014 in Business Inteligence, Digital Analytics, Marketing Digital

Boas Práticas para Criar sua Base de Dados

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Talvez a maior dificuldade de um analista digital seja estruturar uma base de dados que resulte em um dos princípios básicos que o guru Avinash prega – 90% do tempo deve ser gasto com análise e 10% com dados. Aqui daremos algumas dicas para você otimizar seu tempo e produtividade. E para isso separamos três princípios básicos para ter uma base de dados funcional:

extração de dados, criação da base e automatização de processos. 

 

Extração de Dados

Primeiramente, é muito importante você entender os objetivos e KPIs do seu cliente, o que te ajudará na hora de escolher e qual melhor forma de extrair dados da sua ferramenta.

Feito isso, você deve garantir o mínimo de extrações possíveis:

- Não duplique os blocos de consulta;

- Evite fazer cálculos diretamente nas consultas;

- Use modelos e templates;

- Procure extrair os dados/valores com colunas e linhas já ordenadas de acordo com seu objetivo.

Assim você terá somente os dados brutos necessários, deixando a base mais leve.

 

Criação da base

Aqui já é necessário um conhecimento mínimo em Excel. Mas se não for esse seu caso, consulte o Excel Help, o próprio Google, Youtube ou fóruns, ou ainda consulte este tutorial criado pelo Simply Measured. Sempre busque adquirir conhecimento, pois com o tempo você irá aprender maneiras mais fáceis e práticas de executar alguma fórmula.

O próprio Excel te informa onde sua fórmula está errada.

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Não vamos nos estender em fórmulas, mas deixaremos aqui algumas dicas para ajudar em sua usabilidade:

- Estude outras bases: a troca de conhecimento entre os colegas só tem a contribuir com seu conhecimento de base de dados;

- Crie a rotina de checar seus dados: esta prática evita que você seja surpreendido com possíveis erros e facilita a validação destes dados que devem ser validados constantemente;

- Ordene suas abas por cores: se sua base for muito grande, utilize uma cor para definir o que já está pronto e o que não, evite se perder. Códigos de cores são práticos e facilitam a boa comunicação quando mais de um usuário utiliza a mesma base;

- Ordene suas abas por processos: base bruta, base de tratamento, base amostra e base análise, assim você não corre o risco de exportar os dados em cima das suas fórmulas, copiar as fórmulas e perder os dados brutos, ou se esquecer de atualizar aquele canto na coluna ZB, linha 134;

- Se sua base já estiver pesada, deixe o cálculo em modo manual, para que ela trave menos;

- Crie um how to funcional: esta dica é para ajudar o seu colega que pode vir a trabalhar com a sua base de dados. Faça o teste: peça para alguém que nunca mexeu na base usá-la seguindo o how to. Se os dados de vocês estiverem iguais, quer dizer que o how to está funcionando bem;

- Outra prática que mantemos aqui na DP6 é sempre usar o Excel em inglês pois, assim,  conseguimos nos entender entre todos os analistas. Você pode usar em português, mas tenha ciência dos nomes originais das fórmulas.

Caso você já tenha decorado as fórmulas em português, clique aqui e descubra o nome delas em inglês. (:

 

E, por mais triste que seja, evite o que chamamos de “gambiarras”, aquele pequeno ajuste que você fez na sua base devido a urgência de um pedido do cliente e que acabou ficando nela. Elas não são validáveis e geralmente aparecem quando você não executa os três passos descritos no começo do texto.

 

Automatização

Por fim, invista parte do seu tempo em automatizações.

Quanto mais automatizada, mais funcional sua base será e mais tempo para análises você terá. Uma dica importante é: evite copiar e colar os dados do seu Excel para o ppt.

Ganhe tempo: “linke” os dados do Excel com o próprio power point ou crie uma aba no Excel para apresentações.

Macros também são úteis para o processo de automatização, mas isso é assunto para outro texto. (:

São inúmeras as técnicas que podem ser utilizadas para automatização e criação de base, e a rotina/necessidade do seu cliente irá exigir que você crie uma identidade da sua própria base. Troque experiências com os colegas e procure de tempos em tempos revalidar a forma como os seus dados estão estruturados. Uma boa estrutura de dados só trará benefícios para a sua rotina de análises.

 

Antônio Marques

"Pra tudo se dá um jeito" Área: Social Intelligence / Digital Analytics Local: São Paulo Especialidade: Física aplicada às mais diversas situações

1 Comment

  1. Esse post veio a calhar, atualmente em minha agência estou implementando mudanças para seguirmos as boas práticas.

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